Chega de bagunça! Aprenda a organizar seu escritório

Manter o escritório organizado aumenta a produtividade

Mesa de escritório

Um escritório é um ambiente extremamente importante. É ali que passam, diariamente, documentos, papeis e objetos que são fundamentais para quem trabalha nesse ambiente. A organização desse espaço, além de manter a harmonia, ajuda para que não se perca tempo procurando aquilo que realmente é importante, mas não está à vista.

Hélvio Tadeu, professor do Curso a Distância e Online CPT Como Administrar Pequenas Empresas, explica que a organização do escritório também desempenha papel fundamental no desempenho da empresa, promovendo agilidade na troca e na localização de informações, essenciais para um funcionamento harmônico.

Esse post é fundamental para você que tem um escritório, seja em alguma empresa ou até na sua casa, para que aumente a sua produtividade e para que o caos se transforme em ordem. Confira a seguir algumas dicas para manter seu escritório em ordem:

Livros

Os livros são fundamentais e são encontrados, normalmente, em grandes quantidades por todos os escritórios. Principalmente quando já se trabalha há anos, quando eles vão se acumulando. Mas, com certeza você concordará que boa parte não é muito útil mais e, tampouco utilizada. Não usados por meses ou anos, você precisa tomar uma atitude importante: abrir mão deles!

Você pode fazer assim: coloque todos em cima de uma mesa. Pegue um a um e avalie (de forma séria, sem “pena” dos livros!) se ele ainda é útil. Em caso afirmativo, guarde-o. Em caso negativo: doe! Em casos em que o livro não está em boas condições de uso, descarte-os e fique apenas com os essenciais.

Papeis

Outro item “natural” dos escritórios são os papeis. Contas, contratos, anotações, correspondências, entre outros, vão se acumulando e ocupando espaço. Para promover uma limpeza em seu escritório, separe-os em 3 categorias:

1- Muito importantes e necessários para a empresa, indispensáveis. Esses, você deverá organizar em pastas e arquivá-los.

2- Importantes, mas necessários por algum tempo. Separe os que já podem ser descartados e organize os restantes, de forma que seja fácil descartar cada “montante” em uma data específica.

3- Os que são de uso diário, mas que podem ser descartados após a observação e execução de sua “tarefa”, como é o caso dos lembretes. Deixe todos esses juntos e vá descartando os que forem “solucionados”.

Materiais diversos

Folhas, canetas, marcadores, lápis, borrachas, entre outros, são elementos importantes, mas que precisam ser descartados quando em excesso, deixando apenas o que for realmente necessário. Em gavetas, utilizar caixas de tamanhos diferentes, para diferentes materiais pode ajudar a organizá-los melhor.

Escritório em casa

Se ou seu trabalho é do tipo home office, ainda que o espaço dedicado seja menor, recomenda-se preenchê-lo apenas com o que é necessário para o trabalho. A mesa, o cantinho da sala ou o quarto utilizado como tal não deve se misturar com as coisas da casa.



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Fonte: Pequenas Empresas & Grandes Negócios – revistapegn.globo.com
por Renato Rodrigues

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