O uso de gráficos, planilhas e formulários enriquecem e detalham as informações apresentadas nos relatórios

Os registros e documentos estão sempre presentes nas empresas, independente da área em que elas atuam. Os relatórios, que podem trazer informações de dados constatados, problemas apontados, soluções sugeridas e decisões tomadas, são muito comuns e necessários às organizações, sendo muitas vezes elaborados pelas secretárias.

Essas profissionais, que já detém a confiança dos cargos de chefia, devem estar preparadas para redigir relatórios com qualidade, atendendo a necessidade para a qual este foi designado. Para isso, é necessário estudar o fato em questão, analisando documentos e registros sobre o assunto, para então elaborar um material que apresente a percepção que o relator teve sobre o tema, construindo o texto da maneira mais isenta possível.

Para escrevê-lo, a secretária precisa ter em mente que a clareza das informações é o ponto mais importante, mesmo que o documento fique um pouco extenso. Em alguns momentos, o relatório precisará ser bem detalhado, principalmente quando apresentar informações para a tomada de decisões consideradas de risco para a empresa.

Em algumas organizações, a alta frequência de relatórios tende a padronizar o documento, o que acaba facilitando e agilizando o processo de elaboração. Para fazer com que eles fiquem ainda mais informativos, cabe o uso de gráficos, planilhas, formulários, entre outros recursos.

“Suponhamos uma empresa que trabalha com distribuição de medicamentos; nesta empresa, semanalmente são emitidos relatórios de venda e devoluções de cada medicamento. Além deste, existem vários outros tipos de relatórios: o de projetos, relatório de ponto dos funcionários, entrega de material, etc. “, explica o administrador de empresas e especialista em desenvolvimento pessoal, Alexandre de Souza.

Um relatório bem redigido apresenta o título, o período relativo aos fatos abordados e o nome do relator. O objetivo, motivo e método usado para a elaboração devem aparecer logo no começo, na introdução. Nos casos de relatórios maiores, com grande quantidade de detalhes, a divisão em itens e subitens ajuda a torná-lo mais organizado.

Veja abaixo duas dicas simples de Alexandre de Souza, que também é processor do curso de Treinamento de Secretária da UOV, para quem costuma solicitar relatórios para terceiros em uma organização.

* Defina quais são os objetivos gerais e específicos, nível de profundidade das informações, quantas páginas e que tipo de informações é relevante.

* Não solicitar um relatório a alguém que será julgado com base nas próprias informações.

Por: Lorena Tolomelli