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Este artigo oferece orientações sobre maneiras de criar pastas de trabalho no Microsoft Excel para torná-las mais acessíveis aos usuários com deficiências. Pelo fato da maioria dos arquivos serem exibidos normalmente de forma eletrônica, governos e indústrias em todo mundo estão implementando políticas exigindo que tecnologia eletrônica e sistemas de informação sejam acessíveis a pessoas com deficiências. Por exemplo, a Seção 508 corrigida da Lei de Reabilitação dos Estados Unidos de 1973 requer que as agências federais tornem toda sua tecnologia eletrônica e sistemas de informações acessíveis.

O Microsoft Office 2010 inclui uma nova ferramenta para Word, Excel e PowerPoint chamada Verificador de Acessibilidade, que é possível ser usada para verificar seu documento quanto a questões que podem ser desafiadoras para um usuário com deficiência.

Adicionar texto alternativo a imagens e objetos

O texto alternativo, também conhecido como texto alt ou Texto Alt, aparece quando você move o ponteiro sobre uma imagem ou objeto e ajuda pessoas que usam leitores de tela a entender o conteúdo de imagens no seu arquivo. Para muito leitores, esta é a única informação que terão sobre as imagens e objetos no seu arquivo. O Texto Alt deve ser incluído para qualquer um dos seguintes objetos na sua pasta de trabalho:

- Imagens

- Clip-art

- Gráficos

- Tabelas

- Formas (que não contêm texto e não estão em grupos)

- Elementos gráficos SmartArt

- Grupos (todos os objetos na lista, com exceção de formas, devem também ter texto Alt quando em grupos)

- Objetos incorporados

- Tinta

- Arquivos de áudio e vídeo

Observação: O verificador de compatibilidade exibirá uma mensagem quando os itens como tabelas ou tabelas dinâmicas tem textos alternativos porque não são suportados por algumas versões anteriores do Excel. Apesar de não causar uma perda significativa, é aconselhável remover o texto alt antes de salvar a sua pasta de trabalho como uma versão anterior.

Adicionar texto Alt da seguinte maneira:

- Clique com o botão direito do mouse na imagem ou objeto e clique em Formatar.

Observação    Para tabelas, clique em Tabelas.

- Clique em Texto Alt.

- Digite a descrição da imagem ou objeto nas caixas de texto Título e Descrição.

Dica: Use descrições claras, mas concisas. Por exemplo, "uma Ferrari vermelha" diz ao leitor mais sobre a imagem do que sobre "um carro".

- Clique em Fechar.

Especificar a informação do cabeçalho da coluna nas tabelas do Excel

Além de adicionar texto Alt que descreve a tabela, ter títulos de coluna claros pode ajudar a dar contexto e auxiliar na navegação do conteúdo da tabela.

Para especificar um cabeçalho de linha em um bloco de células marcado como uma tabela, faça o seguinte:

- Clique em qualquer lugar na tabela.

- Na guia Design de Ferramentas de Tabela, no grupo Opções de Estilos de Tabela, verifique se a caixa de seleção Linha de Cabeçalho está marcada.

- Adicionar suas informações sobre cabeçalho.

Para especificar a linha de cabeçalho em um novo bloco de células que você está marcando como uma tabela, faça o seguinte:

- Realce as células que você deseja incluir na tabela.

- Na guia Inserir no grupo Tabelas, clique em Tabela.

- Selecione a caixa de seleção Minha tabela tem cabeçalhos.

- Clique em OK.

Usar texto de hiperlink que seja significativo

O texto de hiperlink deve fornecer uma descrição clara do destino do link, ao invés de fornecer somente o URL. Por exemplo, Oficina do Paulo é mais expressivo do que http://www.pauloconsertacarrosparavoce.com

Para adicionar um hiperlink a pasta de trabalho, faça o seguinte:

- Posicione o cursor na célula onde deseja adicionar o hiperlink.

- Na guia Inserir, no grupo Links, clique em Hiperlink para abrir a caixa de diálogo Inserir hiperlink.

- Na caixa Texto a ser exibido, digite o nome ou frase que descreverá, de forma breve, o destino do link.

- Na caixa Endereço, digite o URL do link.

- Clique em OK.

Para alterar o texto de um hiperlink, faça o seguinte:

- Selecione o link e na guia Inserir, no grupo Links, clique em Hiperlink para abrir a caixa de diálogo Inserir hiperlink.

- Na caixa Texto para exibição, faça qualquer alteração necessária no texto.

- Clique em OK.

Além disso, você pode incluir texto na Dica de Tela, que aparece quando focaliza sobre um hiperlink, e pode ser usada de uma forma semelhante ao texto Alt. Para adicionar texto na Dica de Tela, faça o seguinte:

- Coloque seu cursor no hiperlink que você deseja adicionar ao texto na Dica de Tela.

- Na guia Inserir, no grupo Links, clique em Hiperlink para abrir a caixa de diálogo do hiperlink.

- Clique em Dica de Tela…

- Digite seu texto na caixa Texto de Dica de Tela.

- Clique em OK.

Eviteusar células, linhas ou colunas vazias para formatação

Células, linhas ou colunas vazias podem confundir alguém usando um leitor de tela, fazendo-o pensar que não há mais nada na tabela. Você pode reparar este problema removendo as células, linhas ou colunas vazias desnecessárias.

Dar a todas as guias da planilha nomes únicos

Os nomes das planilhas fornecem informação sobre o que pode ser encontrado na planilha, tornando a navegação no documento mais fácil. Todas as folhas em branco em uma pasta de trabalho devem ser removidas.

Para renomear a planilha, faça o seguinte:

- Clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e clique em Renomear.

- Digite um nome único e breve que descreva o conteúdo da planilha.

Para excluir uma planilha, faça o seguinte:

- Clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e clique em Excluir.

Incluir legendas codificadas em qualquer áudio ou vídeo

Caso use componentes de áudio e vídeo adicionais em uma pasta de trabalho, verifique se o conteúdo está disponível em formatos alternativos para os usuários com deficiências, como legendas, transcrições ou texto alt.

Fonte: www.office.microsoft.com