Comunicação por e-mail exige agilidade das empresas

Esse importante canal de relacionamento deve ser administrado a fim de melhorar a imagem da empresa com os clientes

O cliente se sente bem recebido ao obter respostas rápidas às solicitações enviadas ao email da empresa

O cliente se sente bem recebido ao obter respostas rápidas às solicitações enviadas ao email da empresa

A cada ano novas tecnologias surgem para aperfeiçoar e agilizar uma série de processos nas empresas. A comunicação foi um aspecto bastante afetado por essas novidades, se tornando praticamente instantânea com o uso de computadores e celulares inteligentes.

Assim, os clientes têm à disposição diferentes mecanismos para entrar em contato com a empresa que desejam, utilizando principalmente os endereços de email disponibilizados pela organização. Frequentemente administradas pelas secretárias, as mensagens de email permitem respostas em tempo real, o que exige pronto retorno a fim de evitar uma imagem ruim da empresa.

“A demora é um ponto negativo para a empresa, pois dá a entender que, mesmo colocando a tecnologia à disposição, ainda não tem domínio sobre ela, e isto também demonstra atraso e falta de respeito com o cliente”, explica o administrador de empresas e especialista na área de desenvolvimento pessoal, Alexandre de Souza.

O tempo de resposta é a chave do relacionamento entre cliente e empresa via email. O recomendado é que o retorno à mensagem recebida aconteça em até um dia, mesmo que o posicionamento não seja definitivo. Respostas informando que a solicitação do cliente foi recebida e repassada ao setor responsável demonstram o comprometimento da empresa com as dúvidas e pedidos do cliente.

“Isto é essencial, pois o cliente deve saber que a empresa está procurando fazer o melhor pra ele e por isso a resposta definitiva pode não ocorrer rapidamente”, afirma Souza, que também é professor do Curso Online de Treinamento de Secretária da UOV.

 

Por: Lorena Tolomelli

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